Pracodawca ma możliwość ustalenia stawki diety dla podróży krajowej i zagranicznej, jednak nie może ona być mniejsza niż minimalna stawka diety z rozporządzenia.
Od 1 marca 2013r. minimalna stawka diety dla delegacji krajowej wynosi 30zł na dzień. Jest to kwota, która pokrywa zwiększone koszty wyżywienia, a więc różnicę między kosztem wyżywienia domowego a kosztem wyżywienia w delegacji.
Należność z tytułu
diety krajowej wylicza się w zależności od czasu trwania podróży:
1) podróż trwająca mniej niż dobę
> od 8 do 12 godzin - przysługuje 50% diety,
> ponad 12 godzin – przysługuje 100% diety.
2) podróż trwająca więcej niż dobę
za każdą dobę przysługuje 100% diety, a za każdą rozpoczętą i niepełną dobę, gdy podróż trwa:
> mniej niż 8 godzin – przysługuje 50% diety
> ponad 8 godzin – przysługuje 100% diety.
W przypadku delegacji zagranicznej dieta służy pracownikowi na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia, a także na „drobne wydatki” – prywatne wydatki pracownika.
Należność z tytułu
diety zagranicznej wylicza się sposobem przedstawionym poniżej:
1) podróż trwająca pełną dobę – 100% diety
2) podróż trwająca niepełną dobę:
> od 4 do 8 godzin – przysługuje 1/3 diety,
> ponad 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety,
> ponad 12 godzin – dieta w pełnej wysokości.
Należy pamiętać, że zwiększenie diety przez pracodawcę wiąże się z dodatkowymi konsekwencjami podatkowo-składkowymi dla pracownika.
W przypadku, gdy pracodawca zapewnia pracownikowi wyżywienie w podróży krajowej, kwotę diety zmniejsza się o koszt zapewnionego wyżywienia. Przyjmuje się, że śniadania stanowią 25% diety, obiady 50% a kolacja 25% diety. A więc, gdy pracownik będzie miał zapewnione całodzienne wyżywienie to dieta za dobę zostanie w całości potrącona.
W przypadku delegacji zagranicznej kwotę diety również zmniejsza się w zależności od rodzaju zapewnionego posiłku. Przyjmuje się, że śniadanie stanowi 15% diety, obiad 30% a kolacja 30%. Tak więc w przypadku całodziennego wyżywienia (3 posiłki) pracownikowi przysługuje 25% ustalonej diety.