Jak rozliczyć delegację, w której pracownik został wysłany w podróż służbową, która obejmuje więcej niż jedno państwo docelowe?
Niezbędnym dokumentem do prawidłowego rozliczenia takiej delegacji jest harmonogram podróży. Na podstawie harmonogramu pracodawca jest w stanie uzyskać podstawowe informacje dotyczące delegacji pracownika – czas pobytu oraz czasu pracy w poszczególnych państwach, a tym samym prawidłowo rozliczyć delegację.
Należy pamiętać, że czas podróży zagranicznej różni się w zależności od wybranego środka transportu. Dla uproszczenia przyjmijmy, że pracownik wybiera się w podróż służbową z Polski do innego kraju:
- podróż lądowa (czas liczony jest od momentu przekroczenia granicy terytorium Polski do chwili jej przekroczenia w drodze powrotnej),
- podróż lotnicza (od momentu startu samolotu z lotniska krajowego do momentu lądowania samolotu na pierwszym lotnisku w Polsce w drodze powrotnej),
- podróż morska (czas liczony od momentu wypłynięcia statku/promu z portu w kraju do momentu wpłynięcia statku/promu do pierwszego portu w Polsce).
Prawo nie reguluje dokładnie przypadków podróży służbowych, które odbywają się między kolejnymi państwami docelowymi, jednak za prawidłowe przyjmuje się stosowanie powyżej opisanych zasad. Pamiętajmy, że czas podróży służbowej należy rozdzielić na czas podróży w kraju i czas podróży za granicą. Należy zwrócić uwagę na rozliczanie odcinków krajowych w delegacjach zagranicznych. Przykładowo, jeżeli pracownik w ciągu jednej doby wyjechał i powrócił do miejsca startowego w kraju z delegacji zagranicznej zarówno podróż wyjazdu jak i podróż powrotu, która odbyła się na terytorium Polski liczona jest jako jedna podróż krajowa. W innym wypadku zarówno wyjazd jak i powrót są dwoma osobnymi podróżami krajowymi.
Przy rozliczaniu diety również należy uwzględnić podział na delegację krajową i zagraniczną. W przypadku podróży do więcej niż jednego kraju docelowego dla każdego z państw bierze się pod uwagę wysokość diety aktualnie obowiązującą w danym kraju. Dietę ustala się dla docelowego miejsca podróży. W sytuacji, gdy delegacja obejmuje więcej niż jeden kraj, pracodawca ma całkowitą swobodę decyzyjności i może dojść do sytuacji, gdy wskaże tylko jedno państwo docelowe. Wtedy, mimo że podróż obejmowała kilka państw, dieta liczona jest względem stawek dla miejsca docelowego.